همه چیز درباره تنظیم نامه اداری

نامه نگاری اداری آیین و روشی دارد که آن را از سایر شیوه های نگارش متمایز می‌کند. در تنظیم نامه اداری  ، باید نهایت ادب و احترام لحاظ شود و فقط به اصل موضوع پرداخته شود و از فرعیات پرهیز گردد. وقتی می خواهیم برای اداره، ارگان یا شخص مهمی که رابطه کاری با او داریم نامه بنویسیم از قالب نامه اداری استفاده می کنیم. 

در چنین مواردی نمی توان از قالب نامه دوستانه استفاده کرد و این کار نوعی توهین به شخص گیرنده محسوب می شود. نوشتن نامه اداری چیزی نیست که بتوان آن را به صورت گام به گام آموزش داد بلکه می توان با ذکر نکات و نمونه هایی به نحوه نوشتن صحیح آن کمک کرد.

نکات مهم تنظیم نامه اداری

شماره 1- متن نامه  باید در نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.

شماره 2- در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نا آشنا نباید استفاده شود.

شماره 3- در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.

شماره 4- در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.

شماره 5- نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حداقل با خط خوانا نوشته شود.

شماره 6- اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.

شماره 7- اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم (مثل آبی) استفاده شود. ب) تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.

شماره 8- سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیر مکان مورد نظر باشد. عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.

شماره 9- نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شوند تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.

شماره 10- از نشانه های قراردادی (ویرگول, نقطه و …) باید درست و به جا استفاده کرد.

شماره 11- از حشو (به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند) خودداری شود.

شماره 12- متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.

شماره 13- در یک طرف صفحه نوشته شود و در حاشیه آن متنی نباید نوشته شود.

تنظیم شکواییه 

بسیاری از مراجعان به دادگاه‌ ها و محاکم قضایی از نحوه تنظیم شکواییه بی‎اطلاعند. این موضوع در حالی است که دادخواست حقوقی برای پرونده‌های حقوقی و شکواییه برای پرونده‌های کیفری تنظیم و برای رسیدگی به محاکم قضایی ارجاع می‌شود.

بر اساس قانون، دادخواست حقوقی برای پرونده‌های حقوقی و شکواییه برای پرونده‌های کیفری تنظیم و برای رسیدگی به محاکم قضایی ارجاع می‌شود.

شهرداد 

شهرداد امکانی را فراهم آورده تا علاوه بر متخصصین حقوقی، عموم افراد جامعه نیز بتوانند در هر زمان و مکان نیازهای حقوقی خود را اعم از پرسش و پاسخ حقوقی، مشاوره آنلاین و بررسی آنلاین پرونده های حقوقی، حتی قبل از مراجعه به وکیل و طرح دعوی مرتفع نمایند.

شهرداد با تقسیم بندی وکلا به حوزه های مختلف تخصصی و احراز کفایت علمی و تجربی وکلای مربوطه پل ارتباطی بین وکلای برگزیده و مردم خواهد شد تا بدین وسیله فناوری نوین را در خدمت جامعه ایرانی قرار دهد.

اگر چه شرکت گام‌های بلندی را برای تحقق اهداف خود برداشته است؛ این شما عزیزان خواهید بود که با بازخورد و انعکاس نقطه نظرات خود ما را در هر چه بهتر کردن خدمات شهرداد یاور و رهنمون خواهید بود.